Privacy Verklaring

Deze privacyverklaring geeft aan hoe WRE Advocatuur en de met haar kantoor verbonden dienstverleners (hierna “WRE”) omgaan met persoonsgegevens en privacy.

Voorop staat dat persoonsgegevens en persoonlijke informatie steeds zeer vertrouwelijk worden behandeld. Dat vloeit voort uit de geheimhoudingsplicht die de Advocatenwet aan advocaten oplegt.

WRE is uit hoofde van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verantwoordelijk voor persoonsgegevens die zij in verband met haar dienstverlening houdt of verwerkt, zoals gegevens van cliënten en relaties, bezoekers van de website en personen die anders contact met WRE hebben.

Gebruik

Persoonsgegevens waarover WRE beschikt worden uitsluitend gebruikt voor en in samenhang met:

• het uitvoeren van opdrachten betreffende juridisch advies, juridische bijstand in procedures en transacties en voor aan een en ander gerelateerde activiteiten;
• het voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
• het voeren van financiële administratie, waaronder facturatie en incasso;
• het voeren van personeelsadministratie;
• het behandelen van klachten;
• het verbeteren en beveiligen van de website en digitale communicatie.

WRE gebruikt persoonsgegevens voorts om haar relaties, zonder onevenredige inbreuk op hun privacy, selectief te informeren over juridische ontwikkelingen en om hen uit te nodigen voor events.
WRE gebruikt persoonsgegevens niet voor marketingdoeleinden van derden.
Persoonsgegevens worden niet zonder toestemming van de betrokkene voor andere doelen dan hiervoor verwerkt.

Bewaartermijnen

Gegevens die advocatuurlijke dossiers betreffen worden in beginsel tien jaar bewaard, tenzij WRE of een betrokken dienstverlener een langere termijn noodzakelijk acht, bijvoorbeeld in verband met aansprakelijkheidstermijnen in relatie tot de dienstverlening door WRE.

Kortere bewaartermijnen gelden ten aanzien van:

• Personeelsadministratie: vijf jaar gedurende de dienstbetrekking en vijf jaar na het einde daarvan, tenzij nog sprake is van een geschil of procedure; dan geldt vijf jaar na afloop van het geschil of de procedure.
• Financiële administratie en salarisadministratie: zeven jaar.
• Sollicitatiegegevens: bij niet-indiensttreding vier weken nadat de functie niet langer openstaat, tenzij gegevens met toestemming van de sollicitant langer mogen worden bewaard (bijvoorbeeld voor een toekomstige passende functie).

Hoe worden gegevens verkregen?

Gegevens worden actief verstrekt door cliënten, relaties, wederpartijen of derden, dan wel opgevraagd door WRE bij derden, zoals de Kamer van Koophandel, het Kadaster of ontleend aan websites en social media, zoals LinkedIn of Facebook.

Aan wie verstrekt WRE persoonsgegevens?

WRE verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dat wettelijk verplicht of nodig is, dan wel samenhangt met de uitvoering van opdrachten door WRE en met haar verbonden dienstverleners.

In verband met de uitvoering van opdrachten kan het nodig zijn dat WRE persoonsgegevens verstrekt aan bijvoorbeeld de volgende ontvangers:

• advocaten en dienstverleners die aan WRE zijn verbonden en hun ondersteuners;
• externe advocaten, notarissen, deurwaarders en andere professionele dienstverleners, zoals fiscalisten, accountants, pensioenadviseurs en andere adviseurs;
• IT-dienstverleners en softwareleveranciers ten behoeve van de kantoororganisatie van WRE, mits die zich tot geheimhouding hebben verbonden;
• Nederlandse Orde van Advocaten en met haar verbonden instellingen, zoals de Deken;
• gerechtelijke instanties;
• Belastingdienst;
• registerhouders, zoals het Kadaster, de Kamer van Koophandel, de FIU;
• verzekeraars van WRE en hun tussenpersonen;
• banken;
• koeriers;
• wederpartijen of andere contractspartijen van WRE.

WRE verstrekt geen persoonsgegevens aan derden buiten de EU, tenzij met toestemming van de betrokkene of als dat nodig is of voortvloeit uit de behandeling van een opdracht.

Beveiliging van persoonsgegevens

WRE voorziet in passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om verlies, misbruik en/of verminking van persoonsgegevens zo mogelijk te voorkomen, maar een schending van de integriteit van gegevens door gerichte of professionele cybercriminaliteit is niet uit te sluiten.

Rechtsbescherming

Als WRE persoonsgegevens verwerkt heeft een betrokkene ten aanzien van zijn gegevens recht op:

• informatie en kennisgeving;
• inzage;
• rectificatie van onjuistheden;
• beperking van verwerking;
• verzet tegen verwerking;
• intrekking van verleende toestemming;
• wissen (recht op ‘vergetelheid’);
• overdraagbaarheid;
• afwezigheid van geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering.

Een verzoek ten aanzien van die rechten wordt schriftelijk gedaan via het hierna vermelde contact.
Voordat een verzoek kan worden behandeld zal steeds identificatie van de verzoeker plaatsvinden aan de hand van diens geldige identiteitsbewijs.

Het is mogelijk dat een recht volgens de AVG conflicteert met andere wetten, zoals bepalingen uit de Advocatenwet. Als WRE een verzoek niet honoreert dan wordt u schriftelijk geïnformeerd.

Contact, klachten en suggesties

Voor contact over privacyaspecten kunt u zich richten tot:

WRE Advocatuur B.V.
Antonio Vivaldistraat 66, 1083 HP Amsterdam
E-mail: edo.smid@wre-advocatuur.nl

Eventuele klachten over privacyaspecten betreffende WRE kunnen schriftelijk worden ingediend via edo.smid@wre-advocatuur.nl.
Voorts kunt u zich richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Suggesties tot verbetering van privacy-toepassingen door WRE zijn steeds welkom.

Wijzigingen

WRE kan een vigerende privacyverklaring steeds zonder verdere aankondiging aanpassen. De actuele privacyverklaring heeft een versiedatum en is gepubliceerd op de website van WRE.